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Importer des évènements et des créneaux

Facilitez la création en masse d'évènements et de créneaux avec la fonctionnalité "Importer"

"Outils" > "Inscriptions à un évènement - Gestion des évènements" > "Importer"

Attention
l'Import ne peut être utilisé que pour initialiser un évènement et/ou des créneaux :
  • Il ne doit pas être effectué lorsque l'évènement est publié
  • Tous les champs ne peuvent pas être importés
Depuis le menu "Inscriptions à un évènement - Gestion des évènements", cliquez sur "Importer" pour accéder à la fonctionnalité d'import des évènements et créneaux (vous devez disposer de la permission d'Import)
Inscriptions à un évènement - Importer
  • Fichier à importer : Le fichier à importer est un fichier ZIP composé de deux fichiers, un pour les évènements et un pour les créneaux. Les deux fichiers de données sont des fichiers CSV, avec séparateur ",".
Télécharger un exemple
import_exemple.zip
 

 Le fichier évènements

Le fichier est composé de 21 colonnes, avec une ligne d'entête. Ci-dessous les caractéristiques de chaque colonne
 
 
Les différentes colonnes du fichier évènements
Colonne Description Format Exemple
Code Code unique de l'évènement. Ce code sera visible lors de la réservation Obligatoire, 50 caractères alphanumériques, pas de caractères spéciaux sauf "-" JPO-2022, po-lettres-2023
Nom de l'évènement Nom de l'évènement Texte libre sur une seule ligne, 255 caractères max Portes ouvertes 2023
Rubrique Code de la rubrique de rattachement Obligatoire, prendre le code de la rubrique indiqué dans K-Sup
Structure Code de la structure de rattachement Facultatif, prendre le code de la structure indiqué dans K-Sup
Catégorie Code de la catégorie de l'évènement (cf Administration > Libellés) Facultatif, prendre le code du libellé de la catégorie d'évènement indiqué dans K-Sup
Type Code du type de l'évènement. (cf Administration > Libellés) Facultatif, prendre le code du libellé de du type d'évènement indiqué dans K-Sup
Lieu Description du lieu de l'évènement Facultatif, 4096 caractères Nantes
Date de début Date de début de l'évènement Obligatoire, Date au format JJ/MM/AAAA 15/02/2023
Heure de début Heure de début de l'évènement Obligatoire, Heure au format HH24:MI:SS 08:30:00
Date de fin Date de fin de l'évènement Optionnel, Date au format JJ/MM/AAAA 22/02/2023
Heure de fin Heure de fin de l'évènement Optionnel, Heure au format HH24:MI:SS 18:45:00
Date d'ouverture des inscriptions Date d'ouverture des inscriptions Obligatoire, Date au format JJ/MM/AAAA 15/01/2023
Heure d'ouverture des inscriptions Heure d'ouverture des inscriptions Obligatoire, Heure au format HH24:MI:SS 00:00:00
Date de fermeture des inscriptions Date de fermeture des inscriptions Optionnel, Date au format JJ/MM/AAAA 10/02/2023
Heure de fermeture des inscriptions Heure de fermeture des inscriptions Optionnel, Heure au format HH24:MI:SS 23:59:59
Description Texte de présentation de l'évènement. Facultatif, 4096 caractères
Intitulé de la place / article Intitulé de la place Obligatoire, Inscription aux JPO
Nombre de places / articles par inscription Nombre de place maximum par inscription Numérique, facultatif 1
Texte de confirmation

Texte de confirmation d'inscription.

Ce texte est affiché à l'écran à la fin de la réservation et dans le mail de confirmation d'inscription.

 Facultatif
Adresse de l'expéditeur Adresse électronique à utiliser pour l'émetteur des courriels e-mail
Attacher le fichier calendaire Propose a l'utilisateur d'ajouter un créneau à son agenda Facultatif, VRAI/FAUX VRAI
Adresse mail de contact Adresse électronique à utiliser pour obtenir des informations sur l'évènement e-mail

Le fichier créneaux

Le fichier est composé de 16 colonnes, avec une ligne d'entête. Ci-dessous les caractéristiques de chaque colonne
 
Les différentes colonnes du fichier créneaux
Colonne Description Format Exemple
Code de l'évènement de rattachement Code de l'évènement auquel rattacher ce créneau Obligatoire, utiliser un des code évènement JPO-2022
Code du créneau Code du créneau Obligatoire, 50 caractères alphanumériques, pas de caractères spéciaux sauf "-" JPO-2022-SHS
Intitulé du créneau Intitulé du créneau Texte libre sur une seule ligne, 255 caractères max Les Licences en SHS
Structure Code de la structure de rattachement Facultatif, prendre le code de la structure indiqué dans K-Sup
Catégorie Code de la catégorie du créneau (cf Administration > Libellés) Facultatif, prendre le code du libellé de la catégorie de créneau indiqué dans K-Sup
Type Code du type du créneau. (cf Administration > Libellés) Facultatif, prendre le code du libellé de du type de créneau indiqué dans K-Sup
Date de début Date de début de l'évènement Obligatoire, Date au format JJ/MM/AAAA 15/02/2023
Heure de début Heure de début du créneau Obligatoire, Heure au format HH24:MI:SS 08:30:00
Date de fin Date de fin du créneau Optionnel, Date au format JJ/MM/AAAA 22/02/2023
Heure de fin Heure de fin du créneau Optionnel, Heure au format HH24:MI:SS 18:45:00
Lieu Description du lieu du créneau Facultatif, 4096 caractères Hall du bâtiment B
Description Texte de présentation du créneau. Facultatif, 4096 caractères
Nombre de places disponibles Nombre de place disponibles pour le créneau Numérique, obligatoire 120
Gestionnaire 1 Code utilisateur du premier gestionnaire Facultatif, (cf Administration > Utilisateurs)
Gestionnaire 2 Code utilisateur du second gestionnaire Facultatif, (cf Administration > Utilisateurs)
Gestionnaire 3 Code utilisateur du troisième gestionnaire Facultatif, (cf Administration > Utilisateurs) Facultatif, (cf Administration > Utilisateurs)

Mis à jour le 20 janvier 2023