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Gérer les données personnelles

Comment retrouver puis gérer les données personnelles enregistrées au sein de vos formulaires ?

Cet article vous présente les modalités permettant de retrouver toutes les données liées à une personne, enregistrées dans les formulaires créés sur votre application. Ces données peuvent ensuite être extraites ou supprimées de l'application.

"Gestion éditoriale" > "Formulaires" > "Données personnelles"
 

Recherche de données personnelles

Important
La recherche de données personnelles n'est effective qu'à partir des champs de type Identité ajoutés dans vos formulaires. Par exemple, si vous avez créé un champ de type "Texte simple" qui collecte le nom d'une personne, celui-ci sera ignoré.

Cet écran vous permet de rechercher des données personnelles collectées à partir des formulaires publiés sur vos sites : la recherche s'effectue de manière transversale parmi tous les formulaires.

  • Adresse mail : recherche parmi tous les champs de type "Identité > Adresse mail"
  • Nom : recherche parmi tous les champs de type "Identité > Nom"
  • Numéro de matricule : recherche parmi tous les champs de type "Identité > Numéro de matricule"
  • Prénom : recherche parmi tous les champs de type "Identité > Prénom"

Note : il est possible de ne renseigner que les premiers caractères du mot, la recherche s'effectue suivant la syntaxe "mot(*)". Par exemple, la recherche du terme "Mic" retournera les résultats pour le prénom "Michel".

Résultats de recherche

Les résultats de recherche sont présentés sous la forme d'un tableau comportant une ligne par enregistrement trouvé :
  • Intitulé : Nom du formulaire au sein duquel ont été trouvé des données personnelles correspondant aux critères
  • Date enregistrement : Date à laquelle a été renseigné le formulaire par la personne
  • Données personnelles : Liste des données personnelles contenues dans cet enregistrement de formulaire
  • Actions : liste des actions disponibles sur ces données personnelles

Les critères de recherche sont rappelés au dessus du tableau, et vous pouvez modifier votre recherche en cliquant sur "Affiner la recherche".

Extraire les données

Depuis l'écran de résultat de recherche, cliquez sur l'action "Extraire" en face de la ligne souhaitée. Cette action déclenche le téléchargement du fichier correspondant. S'il ne démarre pas automatiquement, il est possible de cliquer sur le lien proposé à l'écran.
Le fichier, au format texte, présente les informations suivantes :
  • Nom du formulaire et date d'enregistrement des données
  • Liste des données personnelles enregistrées

Supprimer les données

Depuis l'écran de résultat de recherche, cliquez sur l'action "Purger" en face de la ligne souhaitée. Pour confirmer la suppression, cliquer sur "Oui" dans la fenêtre de confirmation.

Mis à jour le 31 décembre 2018