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Comment créer un formulaire : données générales / types de champ

"Gestion éditoriale" > "Formulaires" > "Créer"
 

La création d'un formulaire

Pour créer un formulaire, cliquez sur la sous-rubrique "formulaires" de la gestion éditoriale.

La page par défaut présente la liste des formulaires existants. En haut à droite un bouton "Créer" permet de créer un nouveau formulaire.

Au clic sur le bouton "Créer", on accède à la page suivante :

Les champs de "Données générales" :
  • Intitulé : (champ obligatoire) texte qui sera affiché dans les différents écrans de l'interface d'administration
  • Rubrique : cliquer sur le bouton Parcourir pour sélectionner la rubrique de rattachement. Le rattachement d'un formulaire à une rubrique permet :
    • de restreindre l'affichage des formulaires en fonction des autorisations des contributeurs (restriction du périmètre),
    • de rechercher les formulaires rattachés à une rubrique.
  • Structure de rattachement : cliquer sur le bouton Parcourir pour sélectionner la structure de rattachement. Le rattachement d'un formulaire à une structure permet :
    • de restreindre l'affichage des formulaires en fonction des autorisations des contributeurs (restriction du périmètre),
    • de rechercher les formulaires rattachés à une structure.
  • Mode de saisie  :
    • "Saisie anonyme" : l'utilisateur n'a pas besoin de s'identifier pour répondre au formulaire. Même s'il y répond en mode identifié, son nom n'apparaîtra pas lors de l'extraction des données.  
    • "Saisie restreinte" : l'utilisateur doit être identifié pour répondre au formulaire. Il peut y répondre plusieurs fois.
    • "Un enregistrement par utilisateur connecté" : l'utilisateur doit être identifié pour répondre au formulaire mais ne peut y répondre qu'une seule fois. Les valeurs qu'il a saisies sont conservées, ce qui lui permet de pouvoir commencer à remplir un questionnaire, se déconnecter et retrouver les valeurs saisies lors de sa prochaine connexion.
  • Mentions légales : Renseigner les mentions légales correspondant à la finalité de votre formulaire. Ce champ n'est pas obligatoire si vous ne collectez aucune donnée personnelle.
  • Durée de conservation des données en mois : Renseigner la durée de conservation des données qui seront saisies par les personnes. La valeur par défaut est de 12 mois. Cette information est à modifier en fonction de la finalité de votre collecte d'informations, si votre formulaire comporte des champs de données personnelles.  Au delà de la durée définie, les données seront automatiquement supprimées de K-Sup, et ne pourront donc plus être extraites.

La création des champs du formulaire

Plusieurs types de champs peuvent être insérés dans un formulaire :
  • Action : permet de revenir sur les formulaires déjà créés pour la validation ou l'annulation du formulaire par l'internaute et générer un traitement au niveau de l'application (enregistrement, envoi de mail)
  • Identité : permet de définir un champ visant à collecter une donnée personnelle. Ce type de champ vous permet ensuite d'exporter les données personnelles à la demande, et pour certains d'entre eux, de rechercher une personne depuis l'interface de gestion des données personnelles
  • Liste de valeurs : boutons radio, cases à cocher, liste déroulante
  • Pièce jointe : Permet à l'utilisateur d'uploader une pièce jointe en front office
  • Texte multiligne : permet de saisir un texte qui s'affiche sur plusieurs lignes
  • Texte simple : permet de saisir un texte qui s'affiche sur une seule ligne
 

Créer un champ de type "Action"

Un champ Action est défini par les critères suivants :
  • Type :  information reprise automatiquement
  • Code : code numérique unique renseigné automatiquement
  • Libellé : terme qui apparaîtra sur le bouton d'action (Exemple : Valider, Effacer, Voter, C'est parti mon kiki...)
  • Type d'action : correspond au mode d'envoi des résultats du formulaire
    • Annulation des saisies : les données saisies sont effacées
    • Enregistrement + mail : les données sont recueillies et stockées pour pouvoir être exportées par la suite ; un mail est automatiquement envoyé à chaque fois qu'un formulaire est validé.
    • Enregistrement : les données sont recueillies et stockées
    • Envoi d'un mail : les données sont envoyées par mail     
    • Retour à la page précédente : les données ne sont pas conservées et le bouton renvoie vers la page précédente (pour les actions de type "Annuler", par exemple)
  • Destination : page sur laquelle l'internaute est renvoyée après avoir cliqué sur le bouton d'action dans le formulaire. Il peut s'agir de la page d'accueil ou d'une page spécifique. Cette page est sélectionnée parmi les pages libres déjà créées, en cliquant sur le bouton "Chercher" et en lançant la recherche (Exemple : page de remerciement pour avoir participé au sondage).
  • Adresse mail pour les actions envoyant un mail : lorsque les données sont envoyées par mail, l'adresse de réception peut être précisée. Par défaut, le champ est prérempli avec l'adresse mail du webmaster.


Créer un champ de type "Identité"

 Un champ Identité est défini par les critères suivants :
  • Type : information reprise automatiquement
  • Type d'information : Type de donnée collectée :
    • Adresse mail
    • Nom
    • Prénom
    • Téléphone 
    • Adresse postale
    • Numéro de matricule : Identifiant attribué de façon nominative à une personne, par exemple : numéro de carte étudiant, numéro de sécurité sociale, numéro de carte d'identité, etc.
  • Libellé : Libellé du champ qui apparaîtra dans le formulaire
  • Nature de l'information : Si l'information attendue pour le champ correspond à l'une des valeurs de la liste, il est nécessaire de la renseigner pour des raisons d'accessibilité
  • Valeur : Terme ou phase qui s'affichera dans le champ avant que l'internaute ne saisisse du contenu.
  • Nombre de caractères maximum : Nombre maximum de caractères que pourra saisir l'internaute dans le formulaire. Par défaut, ce nombre est fixé à 32.
  • Obligatoire : case à cocher si le champ est obligatoire.

Créer un champ de type "Liste de valeurs"

Un champ Liste de valeurs est défini par les critères suivants :
  • Type :  information reprise automatiquement
  • Code : code numérique unique renseigné automatiquement
  • Le libellé : terme ou phrase qui introduit les possibilités de réponses (Exemple : "Quel est le pays ayant gagné la coupe d'Europe ?")
  • Nature de l'information : Si l'information attendue pour le champ correspond à l'une des valeurs de la liste, il est nécessaire de la renseigner pour des raisons d'accessibilité
  • Type de liste : liste déroulante permettant de choisir le format des valeurs dans le formulaire.
    • Boutons radios : ne permet qu'un seul choix parmi les valeurs ; exemple :
    • Cases à cocher : permet de choisir une ou plusieurs valeurs ; exemple :
    • Liste déroulante : ne permet qu'un seul choix parmi les valeurs en occupant moins d'espace que plusieurs cases à cocher ou boutons radios. Exemple :
  • Obligatoire : déterminez si la réponse à cette liste de valeurs est obligatoire ou facultative. Le caractère obligatoire ne s'applique par défaut que pour les listes déroulantes, il faut donc le déterminer pour les deux autres types de listes.
  • Créer une valeur : Ce bouton permet d'accéder à l'écran de création de la valeur qui est définie par les critères suivants :
    • Code : Code numérique unique automatiquement renseigné
    • Libellé : nom de la valeur (pour reprendre les exemples précédents, les valeurs sont : oui, non, 1979, 1989,..., France; Italie...)
    • Sélectionné : case à cocher pour que cette valeur figure dans la liste de choix
    • Enregistrer
    • Une fois la valeur validée, un écran permet de visualiser l'ensemble des listes de valeurs créées. Le bouton Ajouter une valeur permet de créer autant de valeurs supplémentaires que nécessaire.
Il est possible de modifier les valeurs, de les organiser et de les supprimer en cliquant sur les boutons associés à chaque valeur.
Une fois la liste de valeurs terminée, cliquer sur le bouton  pour accéder à l'écran d'accueil de votre formulaire.
 

Créer un champ de type "Pièce jointe"

  • Libellé : terme qui introduit le champ Pièce jointe
  • Nature de l'information : Si l'information attendue pour le champ correspond à l'une des valeurs de la liste, il est nécessaire de la renseigner pour des raisons d'accessibilité
  • Possibilité de rendre ce champ obligatoire en cochant la case "obligatoire".

 

Créer un champ de type "texte multiligne"

Un champ Texte multiligne est défini par les critères suivants :
  • Type :  information reprise automatiquement
  • Code : code numérique unique renseigné automatiquement
  • Libellé : terme qui introduit le champ multiligne
  • Nature de l'information : Si l'information attendue pour le champ correspond à l'une des valeurs de la liste, il est nécessaire de la renseigner pour des raisons d'accessibilité.
  • Valeur : terme ou phase qui s'affichera dans le champ avant que l'internaute ne saisisse du contenu. Il s'agit généralement d'une indication pour l'internaute. (Exemple : "En quelques mots, indiquez-nous vos préférences")
  • Nombre de caractères maximum : nombre maximum de caractères que pourra saisir l'internaute dans le formulaire. Par défaut, ce nombre est fixé à 8000.
  • Obligatoire : case à cocher si le champ est obligatoire.
 

Créer un champ de type "texte simple"

Un champ Texte simple est défini par les critères suivants :
  • Type :  information reprise automatiquement
  • Code : code numérique unique renseigné automatiquement
  • Libellé : terme qui introduit le champ texte simple
  • Nature de l'information : Si l'information attendue pour le champ correspond à l'une des valeurs de la liste, il est nécessaire de la renseigner pour des raisons d'accessibilité.
  • Valeur : terme ou phase qui s'affichera dans le champ avant que l'internaute ne saisisse du contenu. Il s'agit généralement d'une indication pour l'internaute. (Exemple : "Tapez ici votre nom")
  • Nombre de caractères maximum : nombre maximum de caractères que pourra saisir l'internaute dans le formulaire. Par défaut, ce nombre est fixé à 32.
  • Obligatoire : case à cocher si le champ est obligatoire.

Mis à jour le 23 juin 2021